dissabte, 24 de gener de 2009

Taller per aprendre a posar en marxa CoPs (exemple del programa Compartim)

(Aquí tenéis disponible la versión en castellano de este post)

Abans-d'ahir vaig assistir a un acte relacionat amb el programa Compartim del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya (en les instal·lacions del Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada (CEJFE)).

Concretament vaig anar al Taller per aprendre a posar en marxa comunitats de pràctica (CoPs).

Si voleu saber què és el programa Compartim podeu consultar aquest post o anar directament al web del Programa Compartim.

L'objectiu d'aquest taller era donar idees de com posar en marxa comunitats de pràctica en organitzacions públiques i aprendre dels encerts, i dels errors, del Programa Compartim.

La sessió - programada en 3 hores - va començar amb una introducció d'en Jordi Graells; va comentar, entre d'altres, que el programa Compartim és un exemple d'innovació a l'administració pública.

El Jesús Martínez, l'actual responsable del programa Compartim fou qui va portar el pes del taller. Aquí us deixo la presentació:

Tot seguit us comento les anotacions que vaig fer a la presentació; per tant, us recomano llegir la resta del post mentre us mireu la presentació.

Jesús Martínez va començar explicant que conceptes com ara el Web 2.0, la Web social o la Societat Xarxa són conceptes que tradicionalment xoquen amb l'Administració (tradicional), és un xoc de trens.

Conceptes com ara el coneixement, la col·laboració, la innovació, la participació, la flexibilitat, l'aprenentatge continu, la xarxa, etc. xoquen amb les rutines administratives, la compartimentació, els procediments habituals, les vies reglades, la jerarquització, les accions formatives presencials, l'organigrama, les lluites de poder, etc.

I es planteja la següent pregunta:

És possible, i realista, plantejar-se la col·laboració com una eina habitual a l'Administració?

Dit d'una altra manera, es vol aprofitar la intel·ligència col·lectiva dels nostres treballadors?

Del programa Compartim s'han après unes lliçons i s'han desfet alguns mites, entre ells, el mite que el treballador públic no vol col·laborar per millorar la seva feina, els treballadors volen participar i dir la seva.

Aquesta és una de les barreres mite que han caigut; una altra és la (manca de) formació, és a dir, els participants de les CoPs no tenen cap problema per treballar-hi, tot i no tenir una formació específica en la matèria.

Una altra barrera que cau és la tecnologia; potser és que cada cop estan més acostumats a l'ús de les TICs, en tot cas, el resultat ens diu que aquest no ha estat un problema important.

En canvi el següent llistat sí que s'han demostrat (si més no en el programa Compartim) que són barreres reals:
  • Estructures organitzatives rígides.
  • Molta jerarquia.
  • Repartició del poder, parcel·lització del poder.
  • Espais delimitats.
  • Escassa transversalitat.
  • Ambient laboral enrarit.
  • Volum de feina alt que impedeix que els treballadors puguin dedicar-se a una CoP.
Tanmateix, cal deixar ben clar que cada organització és un món diferent, el que pot funcionar en una organització (per un determinat moment) pot no funcionar per una altra organització o per un altre període en el temps.

Com implantem una CoP?

La via clàssica és de dalt cap a baix. Això requereix un suport explícit dels dirigents.

En aquest cas qui ho impulsa pot ser Recursos Humans, Direcció Funcional, ... però el més adequat és que sigui el Departament de Formació, (sembla que si es fa des de Formació no hi ha tant rebuig, els que tenen parcel·les de poder no se senten amenaçats).

Una altra via és fer-ho de baix cap a dalt; és una via més pràctica.

En el cas concret del programa Compartim s'ha fet un mix de les dues opcions. El resultat són 15 comunitats de pràctica (CoP), cada una disposa d'un e-moderador.

L'e-moderador és una figura clau en cada comunitat, ha de ser un líder que motivi, esperoni a la resta de participants de la comunitat per a que participin.

Es recomana que cada comunitat estigui formada per uns 10 - 12 persones, menys provocarà que la comunitat no tingui suficient massa crítica; més pot provocar que la comunitat sigui ingovernable.

Cal tenir en compte que tothom d'una organització pot contribuir a la innovació, però amb un cert control.

Segons el Jesús Martínez, les etapes per les que passa una comunitat de pràctica són les següents:

(feu click a la imatge per ampliar-la)

Per tant, tenim 5 grans etapes per cada CoP:
  • Etapa inicial. Moltes CoPs no passen d'aquí.
  • Etapa de progrés.
  • Etapa avançada. Comencem a tenir una plena consciència, (ell opina que el programa Compartim es troba actualment en aquest nivell).
  • Etapa de consolidació. S'integra la CoP a l'organització.
  • Etapa d'optimització. S'integra en els processos estratègics de l'organització.
Aproximadament es triga 1 any per superar cada etapa.

Ho podem reduir a 5 fases relacionades amb la construcció d'una CoP:
  • Arrancada, és la fase més crítica.
  • Construcció.
  • Consolidació.
  • Millora permanent.
En la fase d'arrancada la clau és la flexibilitat.

En aquesta fase el primer que ens hem de preguntar és si és possible arrancar una CoP en la nostra organització, existeix el 'caldo' de cultiu necessari?

Cal identificar problemes reals, en cas contrari no tindrà sentit la CoP, és a dir, si creem una CoP és perquè n'hi ha una necessitat de tenir-ne, no perquè estigui de moda.

Tornant als problemes reals, per conèixer-los cal tenir coneixement en la matèria, per tant, per decidir si cal o no crear una CoP cal ser un expert (o consultar als experts) en les tasques que està fent el departament que vol la CoP.

També cal indentificar pràctiques crítiques i els grups més dinàmics, la combinació d'ambdues coses ens proporcionarà possibles 'clients' per tenir una CoP.

D'altra banda la CoP cal que tingui uns objectius consensuats entre tots els membres de la comunitat, és necessari que tothom tingui clar, ja de bon començament, la finalitat de la CoP.

El suport institucional també és un element clau per varis motius:
  • Per poder participar en la CoP, (és evident que això ens ocuparà un temps, poc o molt).
  • Per 'tenir permís' per participar en les reunions físiques, (és bo que no tota la feina de la CoP sigui només virtual).
  • Perquè normalment la feina diària, el 'dia a dia', no ens permet ocupar-nos d'altres temes, cal que els nostres dirigents ens indiquin explícitament que ho podem fer.
  • Perquè probablement trencarem la jerarquia de la institució, això és especialment important si estem en un entorn d'administració pública. (En el fons trencar la jerarquia implica una redistribució del poder...).
Al final d'una CoP ha d'haver-hi unes jornades de bones pràctiques que serveixi per posar en comú la feina realitzada:
  • En aquesta jornada tot el col·lectiu ha de poder assistir-hi, no només els que han participat a la CoP, és a dir, la jornada implica a tot el col·lectiu.
  • Per tant, organitzar aquesta jornada és complicat (bàsicament perquè té un cost important tenir tot el col·lectiu 'tancat' en aquesta jornada).
Quins errors (del programa Compartim) podem aprendre d'aquesta fase d'arrancada:
  • S'han de crear les comunitats més idònies, no les disponibles.
  • Sovint l'elit 'mata' la col·laboració, (tenir-ho en compte en el moment de formar una CoP).
  • Tenir indicadors des del principi de la CoP, bàsic per poder saber com evoluciona.
En la fase de construcció cal plantejar-se un model simple de tasques, rols i responsabilitats entre els diferents membres que formen una CoP.

Cal tenir en compte que només hi ha tres rols diferents en una CoP:
  • Coordinador.
  • E-Moderador.
  • Participants.
El coordinador (d'àmbit) és qui fa d'enllaç entre la CoP i el director general (o el gerent). Acostuma a fer de coordinador de vàries CoPs a la vegada.

El coordinador i l'e-moderador són els únics que tenen una remuneració per la feina feta en la CoP, (donat que els hi genera una càrrega d'hores addicionals a les que ja tenen per la seva feina 'habitual').

Errors que cal evitar (en aquesta fase):
  • Intentar tenir un model únic de CoP, s'ha de ser més flexible.
  • Massa presencialitat, la solució torna a ser més flexibilitat, (per exemple fent un ús intensiu d'eines tecnològiques com ara la videoconferència).
  • Cal tenir en compte els comandaments intermedis, sovint els principals dirigents donen el vist-i-plau però els intermedis no sempre estan al cas, cal més comunicació.
En la fase de consolidació la flexibilitat torna a ser una de les claus.

Aquí el Jesús Martínez ens va comentar les experiències (negatives) de les tres CoPs del programa Compartim que van acabar morint; per tant, com és lògic, no tot acaba positivament...

D'altra banda, en aquesta fase un bon catalitzador pot ser disposar d'un expert extern (tot i que cal tenir en compte que això normalment té un cost important).

En la fase de millora permanent és important l'anàlisi, el veure com està evolucionant la CoP i el perquè.

En aquesta fase és crític disposar dels indicadors adequats, en el fons el que es vol és respondre a la següent pregunta:
  • Com puc saber que aquesta CoP està funcionant?
Per acabar, el Jesús Martínez ens va donar uns ordres de magnitud dels costos associats a les CoPs, (són ordres de magnituds, no preus exactes i sempre associats a l'experiència del programa Compartim):
  • Per cada CoP tenim una despesa anual d'uns 6.000 euros aproximadament, (això inclou totes les despeses associades, incloent les d'administració).
  • El gruix més important d'aquests 6.000 euros són els 3.000 - 4.000 euros que es destinen a l'e-moderador (donat que és qui porta el principal pes de la CoP, qui hi destina més temps, temps addicional a la seva feina).
Va acabar la sessió amb una cita d'Albert Einstein:
'On no arriba el coneixement arriba la imaginació'
Per tant, no tot és coneixement...


Enllaços relacionats:

Estava escoltant el disc 'Time To Rock' dels UFO.

És un doble disc amb els singles que va treure aquest grup de hard rock de finals dels 70's, principis dels 80's.

És un molt bon disc per conèixer aquest grup que ha acabat sent un referent per a la resta de grups de hard rock, especialment durant l'època de Michael Schenker com a guitarrista.

Aquest recopilatori conté el millor d'aquest grup en cada època, això fa que en els alguns moments sigui més fluix i en d'altres brillant, no obstant val la pena escoltar-lo!.

(Enllaç a la seva fitxa en el meu inventari de música)

2 comentaris:

apunteselectronicos ha dit...

Me ha parecido un post muy instructivo. A lo mejor lo cito en uno que estoy preparando. ¿prefieres referencia a la versión catalana o castellana?

MarcG ha dit...

Gracias por visitar este blog (y por querer referenciarme, aunque no sé si tengo el nivel adequado... ).

Por otro lado, comentarte que ayer por la tarde asistí a una mesa redonda sobre cómo dinamizar comunidades on-line. Espero en breve poder transcribir las anotaciones que tomé.

La idea 'futura' es sintetizar toda esta información para crear un 'producto' para 'vender' las comunidades on-line en el Ayto de BCN.

Respecto a qué versión referenciar, la más completa es la versión en catalán (Brou Casolà), pero no hay ningún problema si prefieres referenciar a la versión en español (Caldo Casero).