dimarts, 23 de desembre de 2008

Formació en e-administració a l'Ajuntament de Barcelona

El primer dia d'aquest mes - desembre - vaig rebre una formació (interna) sobre administració electrònica que organitzava la Direcció d'Administració Electrònica conjuntament amb la Gerència de Recursos Humans pels treballadors de l'Ajuntament de Barcelona.

La formació va ser donada per David Sancho i Miquel Salvador del Departament de Ciències Polítiques i Socials de la Universitat Pompeu Fabra.

Tot i que en el meu cas molts dels conceptes els coneixia perfectament, és cert que sempre va bé refrescar-los i, sobretot, veure què opinen la resta de companys, especialment aquells que no acostumen a fer un ús intensiu de les 'noves tecnologies'.

L'índex de la sessió va ser el següent:
  • Introducció als conceptes clau de l'e-govern i l'e-administració.
  • Reflexió compartida sobre la implementació de l'e-administració.
  • Presentació d'iniciatives endegades per l'Ajuntament de Barcelona (dos exemples concrets).
Us indicaré aquí les anotacions que vaig prendre.


La societat de la informació i del coneixement com a context

En estem acostumant a utilitzar Internet per a fer comunicacions, gestions, relacions, etc, amb tota mena d'organitzacions, també tramitacions amb l'Administració.

De fet, l'ús de les TIC per les noves generacions està completament assumit (un exemple el trobeu en aquesta notícia d'El País d'ahir diumenge).

Si ens fixem en les dades tenim que:
  • A finals del 2007 (segons la CMT) a Espanya hi havia 50 milions de línies de telefonia mòbil (més que habitants).
  • A finals del 2007 (segons Red.es) el 42% de les llars espanyoles tenen connexió a Internet.
  • Segons enquesta municipal (de l'Ajuntament de Barcelona) del juny d'enguany, el 52% dels barcelonins tenen connexió a Internet des de casa seva.
Aquestes són les dades quantitatives, una altra cosa és l'ús que fan els ciutadans...

D'altra banda, la tecnologia permet personalitzar millor el servei que donem a la ciutadania, tot i que cal generar més seguretat i més confiança per a que la gent s'atreveixi a tramitar més per Internet.

També es va comentar - tot i que no en recordo la font - que a finals del 2007 un 19,3% de la població espanyola tramitava per Internet. Personalment crec que aquesta xifra segurament està inflada (o esbiaixada); al no disposar de la font no puc contrastar-la.

En el cas concret de Barcelona, segons una enquesta municipal de juny d'enguany, el 13,6% de la ciutadania respon afirmativament quan se li pregunta si han fet alguna vegada una tramitació per Internet en el web municipal de l'Ajuntament de Barcelona.

Aquesta xifra pot augmentar sensiblement amb l'aposta de multicanalitat (ubiqüitat) que s'està promovent actualment.

Després van donar xifres de l'ús del web municipal:
  • Un 54% de la ciutadania diuen que coneixen el web municipal (bcn.cat).
  • D'aquest 54%, tenim dos grups:
    • Un 34% dels que la coneixen l'han utilitzat.
    • Un 20% dels que la coneixen no l'han utilitzat.
A més, els que l'utilitzen li donen una valoració (de 0 a 10) de 7,2.

Cal tenir en compte que aquestes dades són referides només a la ciutadania de Barcelona, l'ús del web municipal (bcn.cat) va molt més enllà de l'àmbit barceloní, de fet, té molt ús a nivell internacional, (segons les dades del 2007, 4 de cada 10 visites al web provenien de fora d'Espanya).

El concepte i les dimensions del govern electrònic

Van explicar diferents exemples de govern electrònic.

Exemple 1: Ayuntamiento de Alcobendas

Van guanyar un premi d'excel·lència en administració electrònica i van situar un quiosc per a poder fer tràmits... a la seu de les Nacions Unides.

Està clar que és una mesura de publicitat, no té cap sentit posar un quiosc a la seu de les Nacions Unides (a Nova York) per a que la ciutadania d'Alcobendas el pugui utilitzar per tramitar.

Exemple 2: t-govern (govern electrònic via TDT)

La TDT és un nou canal per arribar a la ciutadania, especialment per a gent gran (gent que usualment no utilitza Internet ni, potser, la telefonia mòbil, però sí la televisió).

Ja hi ha exemples al Regne Unit (en el Servei Nacional de Salut) i a Itàlia, (en l'apartat d'educació) i, en el cas d'Espanya, tenim el Servei Nacional de Salut d'Euskadi i la Diputació d'Osca.

Segons el grup Gartner (2000) el govern electrònic:
"consisteix en la contínua optimització de la prestació de serveis a la ciutadania per part dels Governs, la participació ciutadana i la governança; transformant les relacions internes i externes mitjançant les tecnologies de la informació (TIC)."
Diferenciant:
  • Projectes vinculats a la prestació de serveis públics => En aquest cas estaríem parlant d'e-administració.
  • Projectes vinculats a la promoció de la democràcia => En aquest cas estaríem parlant d'e-democràcia.
  • Projectes vinculats a l'elaboració de polítiques públiques, (participació d'agents externs en l'elaboració de les polítiques, en la seva gestió i en la seva avaluació) => En aquest cas estaríem parlant d'e-governança.
Per tant, podem definir l'e-governança com les tasques de coordinació que realitzen les administracions públiques per gestionar els serveis públics oferts per tercers.

Catalunya té 946 municipis, d'aquests (en el 2004) tenien lloc web 798, per tant, un 84% del total.

Aquest percentatge és força alt (i segur que actualment encara ho és molt més), això és degut a que tenir lloc web senzill és:
  • És molt barat.
  • Es fa ràpidament.
  • D'entrada, no altera l'equilibri intern de forces que hi ha dins de cada administració, ni modifica la feina dels seus treballadors
Això és en el cas de webs molt senzills, sense interactivitat.

Això és el que es coneix com a dimensió externa.

Però cal anar més enllà, anar a la dimensió interna, és a dir, modificar internament els processos, les forces, fer una transformació interna que millori l'eficàcia de l'administració en la prestació de serveis a la ciutadania.

La dimenció d'intercanvi i interrelació està relacionada amb la governança:
"Esta dimensión se puede concebir siguiendo la idea de las "extranets", donde una serie de agentes autorizados pueden acceder a ciertos espacios internos de las administraciones locales por razón de su especial relación de colaboración, de manera que la comunicación se hace mas fluida y eficiente."
I la quarta dimensió és la de promoció, especialment per minimitzar la fractura digital, ja sigui interna de la pròpia administració com per a tota la ciutadania.

La idea és anar cap a un model que agrupi les quatre dimensions.

Exemples de dimensió interna (és una de les que costa més d'aplicar ja que obliga a modificar les estructures internes de la casa, a reorganitzar els processos interns):

Exemple 1: Intranet de Zapopan (Mèxic):
  • Remarquen (en un lloc privilegiat de la pàgina principal de la intranet municipal) quan falta per a que cobrin els treballadors municipals:
Segons què posis a la Intranet estàs donant un missatge o un altre al treballador municipal, en aquest cas estàs donant un missatge de seguretat, confiança, en les arques municipals.

Exemple 2: Epoca (Empleat Pública On-Line de Catalunya)

És la intranet comunica dels treballadors de la Generalitat de Catalunya.

En la pàgina principal remarquen els llocs de treball interns que estan pendents de ser coberts.

Intenten fomentar la mobilitat interdepartamental, per tant, estan apostant per la gestió.

Exemple 3: Intranet BCN.

S'informa del que està succeïnt a la ciutat (amb l'apartat de notícies), de fet, en aquest sentit és més un lloc web que no una intranet 'tradicional'.

Aquí s'està apostant per la comunicació al personal municipal.

Un exemple de dimensió externa la trobem en l'Ajuntament de Rosenheim, (una ciutat d'Alemanya propera als Alps).

Pots saber - en temps real - les places vacants dels pàrquings (públics o privats).


Per tant, és un web útil, un web que soluciona problemes.

Un altre exemple és el lloc web de Camden, un London Borough del Greater London, (és a dir, un dels districtes que formen el Gran Londres).

Hi trobem tota mena d'informació relacionada amb l'habitatge (no només en aspectes d'adquisició de l'habitatge sinó també en el viure en un habitatge, en les feines habituals que això comporta). Per tant, tornem a estar en un cas de web útil, web que ajuda a solucionar els problemes que té la ciutadania.

De fet, ha evolucionat la prestació de serveis mitjançant les TICs per part de l'administració:
  • Primer vam publicar una informació bàsica, (això tenia associat una dificultat baixa en la seva realització però també aportava poc valor; de fet, a mesura que hem augmentat el valor del servei que s'ofereix ha augmentat també la dificultat en la seva realització).
  • Després - augmentant una mica el valor (i la dificultat) - vam proporcionar interacció, o el que és el mateix, un servei incomplert (és el cas, per exemple, de la descàrrega de formularis web en PDF).
  • Si augmentem el valor (i per tant, la dificultat), hi trobem el nivell de transacció, (així ja oferim un servei complert via les TICs).
  • Però encara podem donar-hi més valor (augmentant, és clar, la dificultat) si fem una integració del servei amb els de les altres administracions.
  • I el nivell més elevat de valor (i de dificultat) el trobem en la transformació, és a dir, en evolucionar fins oferir uns nous serveis no existents fins al moment.
En els exemples de dimensió relacional hi trobem la vinculació entre l'administració i tercers que ofereixen serveis a la ciutadania (o a altres administracions públiques).


Un exemple el trobem en el servei e-loket que no és res més que un servei d'intercanvi de dades entre diferents ajuntaments belgues.

Un altre exemple el tenim en el servei d'intercanvi de dades de domicili (padró) entre LocalRet, AOC i el Ministerio de Administraciones Públicas.

Com exemple de dimensió promocional hi tenim l'exemple de l'Ordenança Reguladora de l'Administració Electrònica de l'Ajuntament de Barcelona, pionera d'aquest tipus d'ordenances (i actualment ja en procés de revisió).

(feu click a la imatge per ampliar-la)


Reflexió compartida sobre la implementació de l'e-administració

Després d'un descans, vam parlar - en grup i després en comú - dels motors i de les barreres al desenvolupament d'iniciatives d'e-govern.

Entre d'altres va aflorar el següent, (no està ordenat per cap ordre, llevat del fet que primer us dono els motors i després les barreres):

Motors:
  • La llei 11/2007.
  • Voluntat política (actualment).
  • Demanda per part de la ciutadania (lideratge polític).
  • Estalvi econòmic (i en temps) a llarg termini (és a dir, ser més eficients).
  • La gent jove ens impulsa l'oferiment de serveis digitals.
  • Transparència.
  • Comoditat, atenció a les 24 hores, tots els dies de l'any.
  • Capacitat tecnològica actual.
  • Els canvis digitals generen avantatges immediats.
  • La informació flueix més (tan horitzontalment com verticalment), més comunicació.
  • Augment del prestigi de la institució.
  • Sostenibilitat (administració sense papers).
  • Campanyes d'implicació/motivació en l'ús de les TICs.
Barreres:
  • La interoperabilitat és costosa d'implementar.
  • La pròpia estructura organitzativa és un coll d'ampolla.
  • Voluntat política (a vegades és motor, a vegades és barrera).
  • Manca de formació per part dels treballadors municipals (gestió del canvi, resistència al canvi).
  • Manca d'informació dels serveis digitals que s'ofereixen.
  • Fractura digital tan de la ciutadania com dels dirigents.
  • Manca de recursos tècnics (o recursos tècnics desfasats).
  • Por, desconfiança (tan interna com externa).
  • Seguretat de la informació.
  • Aplicatius no pensats per a les persones (usabilitat)
  • No aprofitar les eines existents, sovint es reinventa la roda.
  • Cost econòmic.
  • Propietat (qui és el responsable de la informació?).
  • Pèrdua de poder de l'administració a favor de la ciutadania.


Presentació d'iniciatives endegades per l'Ajuntament de Barcelona (dos exemples concrets)

La tercera i última part d'aquesta formació va tenir un caire més de demostració, d'explicació d'exemples concrets - del propi Ajuntament - d'aplicació d'administració electrònica.

La gent d'urbanisme ens van explicar la 'seva història' en el món de la tramitació on-line de tràmits relacionats amb l'urbanisme a la ciutat. Van començar, ja fa força temps, amb el tràmit d'assabentats d'obres, van començar amb aquest degut a que és un tràmit força demandat i, a la vegada, no requereix documentació adicional.

Després es va implementar el tràmit de comunicats d'obres. Aquest ja requeria el visat del col·legi professional, però enlloc d'obligar al ciutadà a enviar la documentació, és el propi Ajuntament qui va a cercar aquesta documentació al Col·legi, per tant, s'estableixen convenis entre organitzacions per simplificar els tràmits que han de fer els ciutadans.

Quin és el futur? Qualsevol llicència urbanística es podrà sol·licitar on-line, però per poder ser eficients caldrà l'ajut de partners, essencialment dels col·legis professionals.

Van acabar la gent d'hisenda explicant els padrons electrònics de què disposen:
  • Padró electrònic de negocis.
  • Padró electrònic de finques.
  • Padró electrònic de vehicles.
  • (En breu temps) Padró electrònic de residus.
L'objectiu d'aquests padrons electrònics és oferir un servei eficient, àgil i còmode per a cobrar - telemàticament - els impostos que han de pagar les persones jurídiques.


Enllaços relacionats:


Estava redactant aquest post mentre escoltava el disc 'Bridge Over Troubled Water' de Simon & Garfunkel.

Aquest va ser el cinquè (i darrer) disc d'aquest mític duo, conté cançons mítiques com ara 'Bridge Over Troubled Water', 'Cecilia', 'Bye Bye Love', 'Song For The Asking', etc, però sobretot 'The Boxer'.

Absolutament recomanable!