dimarts, 9 de desembre de 2008

Funcions del cap de projecte informàtic

Estava 'traient la pols' a uns apunts de la carrera, concretament als apunts de l'assignatura GPI: Gestió de Projectes Informàtics de la carrera d'Enginyeria Superior en Informàtica de la Facultat d'Informàtica de Barcelona, (FIB).

L'assignatura tenia com a professor de teoria al Jordi Viñallonga, com a professor de pràctiques al Guillem Camarasa i com a responsable de l'assignatura al Joan Antoni Pastor.

Els estava repassant en diagonal... fins que he arribat a l'apartat de funcions del cap de projecte.

He volgut compartir-les amb tots vosaltres ja que, crec, segueixen sent força actuals i això que aquests apunts són de fa gairebé 10 anys, (tota una vida en el món de la informàtica).

Les funcions que ha de realitzar un cap de projecte (segons els meus vells apunts) són:
(no estan ordenats per cap ordre en concret)
  • Planificació detallada del treball:
    • A partir de l'estimació del total de projecte, es tracta de realitzar un assignació de persona - tasca per assolir l'objectiu del projecte en el termini establert.
  • Organització de l'equip:
    • Definir els rols que vols que juguin cada component de l'equip.
    • Organitzar vol dir definir + explicar + fer-los funcionar.
  • Administració del projecte:
    • L'administració del projecte s'ha de distribuir entre tot l'equip, cada membre fa la seva part, per tant, el cap de projecte no fa tota l'administració.
    • S'entén per administració del projecte controlar els costos, els temps emprats, etc.
  • Designació de responsabilitats:
    • Per cada objectiu ha d'haver un membre de l'equip que en sigui el responsable, el cap de projecte ha de designar-lo.
    • D'altra banda, cal tenir en compte que la designació de responsabilitats ha de ser homogènia.
  • Coordinació de l'equip:
    • Coordinar sovint significa posar un límit a la creativitat...
    • El cap de projecte ha de coordinar l'equip de treball.
  • Representació del projecte:
    • El cap de projecte ha de representar el projecte i tot l'equip que l'està realitzant, per tant, no es representa a si mateix sinó a tot un grup de persones, a un determinat projecte.
  • Prendre decisions:
    • Que es treballi en equip no és sinònim de no prendre decisions.
    • L'equip dóna diverses opinions però cal decidir quina serà l'opció que triarem.
    • El cap de projecte ha d'aconseguir que es prenguin decisions, millor si no les pren unilateralment ell sinó que l'equip arriba a un consens.
    • Però si aquest consens no arriba el cap de projecte ha de decidir.
  • Anticipació de problemes:
    • No és res més que gestionar adequadament els riscos.
    • Si gestionem els riscos per avançat ens permet disposar d'un temps de reacció.
  • Comunicació:
    • El cap de projecte ha de comunicar en dos sentits.
    • Ha de transmetre la realitat del projecte cap a la direcció.
    • Ha de transmetre les directrius que la direcció vol que es duguin a terme.
    • A més, el cap de projecte ha de filtrar la informació comunicada per no oferir massa detalls que poden fer perdre les idees principals.
  • Relacions externes:
    • Quan es treballa per projectes s'intenta tenir un equip que concentri els recursos necessaris per assolir l'objectiu establert.
    • Tanmateix, sempre hi ha un percentatge dels recursos (per exemple un 10%) que no estan assignats al projecte, són recursos de fora del projecte però que són necessaris per l'esmentat projecte.
    • El cap de projecte ha de vetllar per a que aquests recursos externs realitzin les tasques necessàries pel projecte en el moment adequat.
  • Suport tècnic i funcional:
    • Aquest suport és imprescindible.
    • El cap de projecte ha de tenir un referent tècnic i un referent funcional pel projecte.
    • Si no els té ha de parlar amb qui calgui per a poder disposar d'aquests rols.
  • Avaluació del personal:
    • Si es fa explícita millor, sinó implícita.
    • És millor indicar, amb certa regularitat, què fa bé i què fa malament cada membre de l'equip; no esperar al final del projecte.
  • Altres gestions de personal:
    • Per exemple gestionar les vacances.
Resumint, hi ha 3 grans blocs que el cap de projecte s'ha de preocupar:
  • Organització i control de l'evolució del projecte: És el responsable que 'la màquina rutlli'.
  • Producte resultant: N'és el responsable, per tant, convé supervisar-ho contínuament.
  • Gestió de recursos humans.

Enllaços relacionats:

(La imatge d'aquest post l'he obtinguda d'aquí)

Cap comentari: