dilluns, 20 d’abril de 2009

KickOff del projecte 'Benvingut a Barcelona'

(Aquí tenéis disponible la versión en castellano de este post)

Tal com comenta Odilas en aquest post, un KickOff d'un projecte és aquell moment del projecte en que s'explica amb detall què se n'espera d'aquest.








Segons les seves paraules, la reunió de KickOff és:
  • És on ens presentem al client amb una proposta concreta i un equip consolidat.
  • És la darrera oportunitat de replantejar aspectes del projecte, (si s'escau).
  • És on el cap de projecte es confirma com el líder del projecte, qui coneix els objectius d'aquest, l'estratègia i el pla de projecte.
  • És on es fan visibles (per tothom) els riscos del projecte i es pacten accions per minimitzar-los.
  • És on, per primera vegada, l'equip del projecte i l'equip del client comencen a treballar plegats.
Comparteixo plenament aquests punts d'Odilas.

Tanmateix, diuen que cada projecte és un món diferent de la resta.

En el cas del KickOff del 'Benvingut a Barcelona' la reunió va coincidir bastant en el que comenta Odilas però també va haver algunes especificitats.
  • És on ens presentem al client amb una proposta concreta i un equip consolidat.
  • Certament, en el cas del 'Benvingut' va ser així. No obstant cal comentar el fet que el 'Benvingut' té dos impulsors (la Direcció d'Administració Electrònica de l'Ajuntament de Barcelona i la Direcció d'Atenció al Ciutadà de l'esmentat ajuntament), més 8 prestadors municipals implicats (són el que nosaltres anomenem 'clients' que no és ben bé el mateix significat del 'client' d'Odilas).
  • És la darrera oportunitat de replantejar aspectes del projecte, (si s'escau).
  • En el nostre cas així va ser, hi ha alguns serrells que no estan tancats al 100%, si bé són d'aspectes 'menors' que no haurien d'afectar gaire al desenvolupament del projecte.
  • És on el cap de projecte es confirma com el líder del projecte, qui coneix els objectius d'aquest, l'estratègia i el pla de projecte.
  • Em vaig presentar com el cap de projecte, vaig portar el pes de la reunió, explicant els objectius, riscos, pla de projecte, etc. Personalment no m'agrada dir que sóc el líder del projecte, la paraula 'líder' té algunes connotacions que no m'agraden i, a més, crec que un bon líder ha de tenir algunes característiques innates que no crec que jo tingui... prefereixo dir 'cap de projecte'.
  • És on es fan visibles (per tothom) els riscos del projecte i es pacten accions per minimitzar-los.
  • Aquest era un dels objectius principals que m'havia assignat per aquesta reunió de KickOff. Deixar clar quins són els principals riscos, que tothom en fos conscient ja que si tothom hi posa de la seva part hi podem guanyar molt.
  • És on, per primera vegada, l'equip del projecte i l'equip del client comencen a treballar plegats.
  • Un dels riscos del projecte és el poquíssim temps que tenim per implantar-ho: només 24 setmanes des de la seva adjudicació (això és el mateix que dir que només queden 20 setmanes, vacances a part). Per aquest motiu, abans del KickOff, ja vam començar a fer algunes reunions (encara que només introductòries amb alguns dels 8 prestadors municipals que hi estan implicats), és a dir, vam començar a treballar abans del KickOff per 'esgarrapar' temps d'on fos.
A part d'aquests aspectes que comenta Odilas, en el nostre cas, la reunió de KickOff també va servir per:
  • Deixar clar qui són els impulsors del projecte: la Direcció d'Administració Electrònica de l'Ajuntament de Barcelona i la Direcció d'Atenció al Ciutadà de l'esmentat ajuntament. Això calia deixar-ho ben clar als prestadors municipals que hi estan involucrats.
  • Conèixer-nos entre tots (impulsors, clients, equip de treball, gent de sistemes). Va ser una reunió amb 26 persones; són moltes. Aquest volum de persones deriva del fet de tenir tants prestadors municipals - segons la nostra terminologia: 'clients' - involucrats.
  • Deixar clar que segons el projecte Barcelona 2.0, (el full de ruta que ha de guiar com han de ser els serveis que realitza l'Ajuntament de Barcelona), hem d'oferir uns serveis al ciutadà de més qualitat, amb més proactivitat, sent més propers. El 'Benvingut a Barcelona' s'emmarca clarament en aquesta política i, per tant, cal que tothom s'hi esforci per a que aquest projecte acabi bé i quan està previst.
Ara comença la 'vorágine de la ejecución del proyecto'...


Enllaços relacionats:

7 comentaris:

Odilas ha dit...

Caram Marc, 26 persones!. Quina complexitat!.
Celebro veure la dosi de realitat complementant els meus textos. "La realidad siempre supera la ficción" oi?

Coincideixo amb tu que el concepte de client es ampli, l'usuari, qui paga, qui contracta...no sempre son els mateixos.

Sobre el lideratge, crec que hi ha diferents tipus. N'hi han persones que inspiran visions, altres que cohesionen equips, altres que coordinan per a la acció col.lectiva...El "cap de projecte" ha de saber donar espai a tots i aprofitar-los pel be de l'equip. No sempre (de fet gairebe mai) tots els rols de lideratge recauen en una mateixa persona. A mi m'agrada dir aixó de que el cap de projecte es aquell que fa que les coses pasin.

T'agraeixo la referència i espero que tinguis molta sort en aquesta aventura

Un abrazo

MarcG ha dit...

Si María: 26 persones... per mi aquest és el risc principal del projecte: el gran nombre d'interlocutors (i, conseqüentment, de backoffices que s'han d'integrar).

Em sembla molt encertada la definició del cap de projecte com aquella persona que fa que les coses passin... m'agrada!

Sort tu també amb els teus projectes, em dóna la sensació que tampoc tens massa tranquilitat ;-)

Odilas ha dit...

No, no la tinc, pero es la vida que hem escollit ;-)!
Sort i fins aviat

Maria Elena ha dit...

Buena descripcíón y muy into eresante especialmente en una semana en la que yo también estoy metida en un kick off the proyecto no ante cliente pero si el primer encuentro de un grupo de personas que en una semana estarán asignadas a un proyecto internacional lejos de sus responsabilidades habituales y cuando digo lejos digo lejos geográficamente y culturalmente

toda una experiencia sobre la que reflexionar

MarcG ha dit...

@Elena,

Espero que tu kickoff vaya bién.

Los proyectos internacionales tienen un plus de complejidad, a todo la problemática del proyecto (riesgos, desviaciones, escollos, etc) hay qu añadir los 'problemas internacionales': gente desplazada de su entorno, de su familia, equipos de múltiples países, culturas, idiomas...

Es todo un reto... o un suicidio ;-)

Maria Elena ha dit...

Suicidio? de eso nada, te puedo decir que la mayoria de los que prueban los proyectos internacionales repiten, eso si desde RH tenemos una gran responsabilidad en tutorizar, seguir, cuidar, mimar, desarrollar y sobretodo mantener el vínculo de esas personas con su organizacion de origen. Realmente la gestion de personas internacional y especialmente la gestion de equipos en proyectos internacionales tiene una dimensión especialmente atractiva

MarcG ha dit...

@Elena,

Seguramente la palabra 'suicidio' no fue una buena elección...

Personalmente lo que me genera más respeto en un reto internacional no es la parte empresarial, sinó la parte familiar y la parte cultural.

Me daría más miedo cómo integrar a mis hijas, a mi pareja en una nueva cultura que ellas no han escogido.

Además, en función del país (por ejemplo los asiáticos, africanos o del medio oriente) los cambios culturales me frenarían mucho.

Por otro lado (y por experiencia de algunos amigos) a veces la vuelta es muy dura. A menudo hay mucho empeño en irse pero no tanto en volver.